E-Mail, Brief oder gesperrt: wie sich der Weg ergibt

Für jeden Kontakt ergibt sich aus Ihren Angaben einer von drei Wegen: E-Mail, Brief zum Ausdrucken oder gesperrt. Fehlt eine Angabe, geht keine E-Mail hinaus. Rechtsauskunft zum einzelnen Kunden gibt Plaketta nicht.

Stand dieser Seite: 29.10.2026

Die drei Wege
Weg	Was Plaketta übernimmt	Was Ihr Betrieb tut
E-Mail	Plaketta stellt die Erinnerung mit Terminlink zur Freigabe bereit. Die Mail nennt, wie Ihr Kunde weiteren Erinnerungen widersprechen kann: mit einer Antwort an Ihren Betrieb.	Sie geben jede Erinnerung einzeln frei. Erst dann geht die E-Mail hinaus.
Brief	Plaketta bereitet einen druckfertigen Brief mit Terminlink vor. Der Link steht als Internetadresse darin.	Sie drucken ihn über den Browser oder speichern ihn als PDF. Den Versand übernehmen Sie.
Gesperrt	Plaketta hält jede E-Mail an diesen Kontakt zurück, auch nach einer Freigabe.	Sie tragen Widersprüche und unzustellbare Adressen in die Sperrliste Ihres Betriebs ein.

Was den Weg bestimmt

Hat ein Kunde mehrere Kontakte, richtet sich die Erinnerung nach dem zuerst angelegten. Je Kontakt erfassen Sie:

ob Sie für den Kunden überhaupt eine E-Mail-Adresse erfasst haben; ohne sie ist der Weg der Brief
woher die E-Mail-Adresse stammt: aus einem Auftrag, aus einer Einwilligung oder unbekannt
ob Sie Ihren Kunden bei der Erhebung der Adresse auf die Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen haben, je Kontakt einzeln bestätigt
ob die E-Mail-Adresse auf der Sperrliste Ihres Betriebs steht, etwa nach einem Widerspruch

In dieser Reihenfolge

Die erste Regel, die zutrifft, gilt. Ein Ergebnis „unbekannt“ gibt es nicht.

Ist der Kontakt nicht aktiv oder steht er auf der Sperrliste Ihres Betriebs, etwa nach einem Widerspruch, ist der Weg gesperrt.
Stammt die Adresse aus einem Auftrag und ist der Hinweis bei der Erhebung bestätigt, ist der Weg E-Mail.
Ist als Herkunft „Einwilligung“ eingetragen, ist der Weg ebenfalls E-Mail.
In allen anderen Fällen ist der Weg der Brief.

Übernommene Listen

Kontakte aus einer übernommenen Liste starten mit der Herkunft „unbekannt“. Liegt kein Widerspruch vor, ist ihr Weg damit der Brief. Herkunft und Hinweis setzt der Import nie; beides bestätigen Sie je Kontakt.

Wer entscheidet

Die Angaben erfassen Sie. Jede Erinnerung geben Sie einzeln frei, einen Sammelversand oder zeitgesteuerten Versand gibt es nicht. Antwortet Ihr Kunde über den Terminlink und ist sein Weg die E-Mail, bestätigt Plaketta ihm seine Angaben per E-Mail, wenn Ihr Betrieb eine Antwortadresse hinterlegt hat. Zu jeder Freigabe hält Plaketta fest, welche Angaben vorlagen. Briefe drucken und verschicken Sie selbst.

Widerspruch

Erreicht Sie ein Widerspruch, ob per Mail, Telefon oder Brief, tragen Sie die E-Mail-Adresse in die Sperrliste Ihres Betriebs ein. Ihr Kunde kann auch selbst widersprechen, mit dem Knopf „Keine Erinnerungen mehr“ auf der Terminseite. Dann sind alle Ansprechpartner seines Unternehmens, die bei Ihnen derzeit hinterlegt sind, für Erinnerungen per E-Mail und Brief gesperrt. Ein Widerspruch wirkt sofort für Ihren gesamten Betrieb und bleibt auch nach Löschen oder erneutem Import bestehen. Plaketta hält dann jede E-Mail an diese Adresse zurück.

Der Brief

Der Brief ist eine druckfertige Seite. Oben steht der Name Ihres Betriebs als Absender. Der Terminlink steht als ausgeschriebene Internetadresse darin, damit Ihr Kunde ihn abtippen kann. Zum Drucken oder Speichern als PDF genügt Ihr Browser.

Beispiel mit erfundenen Daten

Ein Beispiel mit drei Kunden

Die Werkstatt Karl Mattfeld prüft Stapler und Baumaschinen bei ihren Kunden. Drei davon haben fällige Prüfungen.
Kunde	Angaben der Werkstatt	Weg	Was passiert
Vellstedt Logistik KG	Adresse bei einem Auftrag erhoben; die Werkstatt hat bestätigt, dass sie dabei auf die Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen hat.	E-Mail	Nach ihrer Freigabe geht die Erinnerung mit Terminlink per E-Mail hinaus.
Holzbau Grentloh	Adresse kam mit der Excel-Liste, Herkunft unbekannt.	Brief	Die zwei Stapler sind am 12. und am 26. November 2026 fällig. Plaketta fasst beide je Vorlaufstufe in einer Erinnerung zusammen. Die Werkstatt druckt den Brief und verschickt ihn selbst. Bestätigt sie für diesen Kontakt nichts, bleibt es beim Brief.
Kies & Beton Nord	Der Kunde hat widersprochen; die Werkstatt hat den Widerspruch erfasst.	gesperrt	Es geht keine E-Mail hinaus, auch nicht nach einem erneuten Import.